Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 01.01.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch nur für die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 39 UStG-E) vorgesehen:
- Bis Ende 2026
dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG-E) - Bis Ende 2027
dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 (s. o.) ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich; zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG-E) - Ab 2028
sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten
WICHTIG!
Ungeachtet der Übergangsfristen müssen alle inländischen Unternehmen bis zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu archivieren.
Die Ablage muss zwingend den GoBD-Richtlinien entsprechen und damit in einem Dokumenten-Management-System erfolgen, das Unveränderbarkeit und Historisierung gewährleistet. Daher sollten betriebliche Abläufe bis zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Die bloße Speicherung, Bereitstellung und Weiterverarbeitung in der Buchhaltung genügten den Anforderungen nicht!
Falls noch kein Dokumenten-Management wie ProDoku ECM zur Erfüllung der gesetzlichen Archivierungspflicht Anwendung findet oder geplant ist, empfiehlt es sich dennoch, neben den bestehenden Abläufen
- der vereinfachten Einsatz als vorgelagertes „Sammelpostfach für E-Rechnungen“ mit automatischer Ablage oder
- als zusätzlicher Teilbereich der Buchhaltungfür die automatisierte Verarbeitung der E-Rechnungen zu erwägen.
Bedenken Sie, dass große Unternehmen (Lieferanten, Großhandel) die elektronische Rechnung umsetzen wollen. Daraus ergibt sich für Sie die Möglichkeit, diese Rechnungen elektronisch verarbeiten zu lassen, wie das jetzt mit den Ausgangsrechnungen in der Regel schon erfolgt. Die Eingangsrechnungen sind der Schwachpunkt der Organisation einer digitalen Rechnung. Dieser wäre dann beseitigt!
Digitalisierung Ihrer Buchhaltung schon in 2024 vorbereiten.
Sprechen Sie uns an!